Quem usou a internet nos últimos 4 anos, com certeza, já ouviu a piada: essa reunião poderia ser u e-mail. Isso porque reuniões podem ser, verdadeiramente, cansativas.
Você se desloca até o lugar, ouve o organizador falando informações simples, volta para sua casa com anotações que poderiam estar em um texto.
Uma alternativa foram as videochamadas. Reuniões de negócios por aplicativos de chamada de vídeo tornou-se uma prática comum, com uma série de benefícios que vão além da simples comunicação.
Ferramentas como Zoom, Google Meets, Skype e ou WhatsApp Web permitiram às empresas conduzir reuniões eficientes, independentemente da localização geográfica dos participantes.
Entretanto, elas também podem se converter em uma “palestra”, se alguns cuidados não forem tomados. Você sabe quais são eles?
Veja essas cinco dicas, para preparar e liderar reuniões virtuais bem-sucedidas!
1. Use das Funcionalidades de Apresentação e Compartilhamento de Arquivos:
Uma das grandes vantagens das chamadas de vídeo, em reuniões de negócios, é a possibilidade de apresentar e compartilhar arquivos, de forma fácil e instantânea.
Utilize essa funcionalidade para enriquecer suas apresentações, fornecer dados relevantes e garantir que todos os participantes estejam na mesma página.
Certifique-se de preparar antecipadamente os documentos que serão compartilhados, permitindo uma discussão mais produtiva durante a reunião.
Compartilhamentos de telas também trazem dinamicidade!
2. Evite a Monotonia: organize a reunião de maneira dinâmica e cativante
Por falar em dinamismo, essa dica é vital! Ninguém gosta de reuniões maçantes, onde alguém fala e os outros escutam, forçando um “prestar atenção”.
Logo, para manter o interesse e a atenção dos participantes, precisa usar de uma abordagem dinâmica.
Para isso, aplique recursos visuais (acesso a sites, vídeos etc.), intercale as falas importantes com exemplos práticos, promova a participação ativa dos membros.
Quebrar a monotonia promove uma experiência mais envolvente e produtiva, para todos os envolvidos.
3. Incentive a participação ativa de todos
Reuniões virtuais podem ser desafiadoras, na hora de garantir que todos os participantes contribuam com ideias e opiniões.
Assim, para evitar que alguém seja ou se sinta excluído, é crucial incentivar a participação ativa de todos. Isso é, todo mundo assume uma posição.
Para isso, dê espaço para todo mundo compartilhar opiniões, faça perguntas direcionadas, utilize enquetes para a interação…
4. Estabeleça Normas de Comunicação Clara
Reuniões, online ou não, têm regras e pautas. Logo, comece a reunião estabelecendo elas. A comunicação é a “chave do sucesso” de qualquer reunião.
Antes de iniciar, estabeleça normas, como o uso de microfones e câmeras, o “levantar a mão virtual” e a importância de evitar interrupções. Regras ajudarão a manter um ambiente organizado e a fluidez da reunião.
5. Use Recursos de interação
Além das funcionalidades básicas, muitas plataformas de reuniões online oferecem recursos avançados de interação.
São ferramentas de quadro branco virtual, salas de breakout para discussões em grupos e compartilhamento de tela para práticas.
Esses recursos aumentam a eficiência das reuniões, permitindo uma colaboração mais ativa, mesmo à distância.
