Um dos gêneros textuais mais usuais para empresas é a Circular Interna. Quem trabalha em empresas, certamente já ouviu o chefe ou um colega falar sobre elas. Diferentes de simples mensagens, esse texto traz algumas peculiaridades que fazem ele ser importante para qualquer negócio.
Mas afinal, o que são circulares internas? Como escrever elas? O que escrever nelas?
Textos técnicos, mensagens diretas
Circulares internas são textos técnicos. Ou seja, servem para expressar alguma orientação sobre a empresa, seja em termos de procedimentos, operações, acontecimentos ou notificações.
Logo, a circular interna deve se ater a isso. Não deve ter uma linguagem informal, não deve servir para o chefe “descontrair”, não deve ser usada como convite da confraternização de final de ano.
Para todas essas situações, há textos específicos.
Uma circular é um texto que diversos funcionários vão ler, reter informação e descartar. Ou seja, ela precisa falar o que precisa de forma direta e clara, e a informação principal dele precisa ser fácil de ser decorada.
A importância do cabeçalho: organizando a comunicação interna da empresa
A primeira coisa a ser escrita em uma circular interna é o cabeçalho. Isso pode parecer besteira, ainda mais na época de e-mails, quando consta a data de envio. Porém, considere que talvez a mensagem ou arquivo seja apagado.
Então, o melhor é ter um cabeçalho bem explícito e tradicional. Ou seja, algo como no exemplo:
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São Paulo, 1º de agosto de 2019
Comunicado número 03/2019 – Referente à Auditoria de Dados do Departamento Jurídico
Destino: Diretor do Departamento Jurídico, e advogados subordinados
Ou seja, explicite tudo na circular, para que seus funcionários consigam se organizar, e não percam tempo com informes que não lhes dizem respeito. Ao mesmo tempo, é importante deixar o texto fácil de ser identificado, para eventuais consultas.
O corpo do texto: indo direto ao ponto
No corpo do texto você precisará colocar apenas informações importantes para aquele momento e para as pessoas que são o público-leitor daquela circular. Fale sobre as informações sem se delongar.
Não deixe nenhuma informação para ser inferida, nem passe informações ambíguas. O texto precisa cumprir sua função de forma rápida e direta, e precisa ser mais ou menos decorável (isso é, a parte principal da mensagem precisa ser fácil de decorar).
Outra coisa, importante é colocar apenas informações daquele momento. Caso seja necessário se referir a uma informação dita anteriormente, fale sobre ela por alto, em seguida, cite qual é a circular anterior (ou fonte anterior) onde a informação pode ser encontrada.
Encerramento
O encerramento do texto circular precisa só de dois elementos:
- Quem deve ser procurado, para se obter mais informações ou tirar dúvidas;
- Seu nome e hierarquia.
Quem receber a circular precisa saber de onde ela veio, e quem foi o responsável por transmitir as informações lá contidas.
O que NÃO INCLUIR numa circular
Uma circular, precisa ser direta e deve falar com todos os funcionários. Evite nomes, piadas, gírias, longas introduções, e não desvie do assunto.
