Palavra que, ás vezes, causa alguma apreensão, a auditoria interna é um procedimento de grande importância para sua empresa. Porém, o lugar-comum é de investigar e punir.
Algumas pessoas associam auditorias internas à avaliação de danos e investigação de superfaturamentos; logo, associam “auditoria interna” com “procurar os culpados”. Isso é reduzir, em muito, a importância desse procedimento.
A principal razão da realização de uma auditoria interna é a de fazer um balanço de caixa, e avaliação de desempenho. Mais do que isso, repensar estratégias, corrigir deficiências, fortalecer a autonomia e confiança dos funcionários.
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Deixe seus objetivos claros
Seja qual for o sentido da auditoria de sua empresa, deixe os objetivos claros, logo que você abrir a sindicância. Se sua auditoria for para investigar e avaliar situações questionáveis, deixe isso claro. Se for para fazer um balanço interno, ou reavaliação de estratégias, explicite, também.
A auditoria precisa ter um foco bem especifico, e não dar margem a questionamentos, ações ou relatórios que não sejam estritamente ligados ao objetivo principal.
Mesmo auditorias de investigação de suspeitas de fraudes e desfalques precisa ser explicitada. Senão sua equipe entra em um clima de desconfiança que, não sendo saudável, pode inclusive gerar atritos internos.
Por tal motivo, é essencial que você apresente um panorama detalhado do departamento, setor ou período a ser auditado. A auditoria sem baseia em uma situação dada, e seus objetivos são descobrir como se chegou a ela.
Deixe sua equipe a par de todos os processos e relatorias
Abrir sindicâncias auditadas gera apreensão, como dissemos acima, por se tratar de uma avaliação. Então, não esconda nenhuma informação de sua equipe.
Exponha todos os procedimentos e documentações; torne públicos os relatórios; informe quais serão as pastas a serem investigadas.
O único procedimento que deve ser feito de forma privada é aquele que diz respeito a funcionários específicos. E mesmo com eles, aja de forma ética e ponderada, sem se colocar em posição de superioridade.
Analise auditorias anteriores
Analisar sindicâncias auditadas anteriores é o primeiro passo para o sucesso da sua. Caso contrário, você corre o risco de reproduzir algo que não deu certo.
Saber o que foi auditado antes ajuda você a formar um panorama de sua situação presente – além de definir mais claramente seus objetivos, estratégias e medidas a serem tomadas, dependendo dos resultados da auditoria presente.
Nessa análise, é importante considerar o histórico dessas auditorias. Qual o panorama inicial, quais eram os objetivos pretendidos; situação dos livros-caixa; quais foram às medidas e ações decidias, ao fim da sindicância.
Esse processo vai ajudar você a compor o histórico da empresa, e assim, entender como foi a evolução dela em determinados setores.
Elabore relatórios completos
Um relatório de auditoria precisa estar completo. Use planilhas, tabelas, e não tenha medo de soar repetitivo, mas não seja punitivo nas decisões assumidas.
É vital que seu relatório final não dê margem a ambiguidades. A interpretação de resultados e adoção de novas medidas precisa estar amparada em tópicos claros e objetivos.
