Nosso país é marcado por um excesso de burocracias. Seja na hora de fazermos registros (atas, diários de classe, pareceres médicos), seja em transações comerciais (vendas, registros comerciais, relatórios, declarações de impostos).
Porém, embora as burocracias tenham sua necessidade (algumas questionáveis) fazer elas é algo complicado, enfadonho e meio desesperador.
E muitas vezes, perdemos tempo as fazendo, simplesmente, porque não queríamos fazer elas.
Então, ficamos, inconscientemente, anulando e adiando o ato de fazê-las, perdendo tempo com outras coisas (que na verdade não faríamos, se não fosse só um jeito de adiar algo tão enfadonho).
Logo, como lidar com a burocracia de uma forma efetiva, rápida e direta? Como não perder mais tempo com elas do que o necessário?
1. Saiba o que precisa ser feito – e se organize, para a hora de fazer
Algumas burocracias (relatórios, declarações de impostos, diários de classe) dependem de registros, atas, notas, e papeis para serem feitas.
O problema é que nós guardamos esses papeis em qualquer canto.
Esse é um erro porque, na hora que você precisar fazer a burocracia, não vai saber onde eles estão. Consequentemente, vai perder tempo e se estressar.
A solução para isso é simples: saiba o que precisa ser feito, e se organize para fazer de forma rápida e eficiente.
2. Separe um momento da sua semana para isso
Lidar com a burocracia pode ser um momento da sua semana, ou vários momentos diários. O importante é que você tenha esse momento discriminado na sua agenda.
Você sabe que será algo trabalhoso e estressante. Então, se programe, semanalmente para isso. Inclua as “Tarefas burocráticas” como mais uma atividade do seu dia, um trabalho mesmo.
Se você decidir fazer toda a burocracia de dado período em um único dia, ou pior, “quando der tempo”, a chances dessa tarefa se tornarem mais enfadonhas e estressantes do que realmente são será muito maior.
3. Peça ajuda
Principalmente se a burocracia em questão envolver jurisprudência ou contabilidade, peça ajuda. Mesmo que essa ajuda seja cobrada.
Há burocracias que envolvem processos e registros muito específicos. Os mais conhecidos são as declarações de impostos e requerimentos. Essas têm grande chance de causar um enorme problema na sua vida, caso elas sejam feitas errado.
4. Foque, exclusivamente, na burocracia
Não faça a burocracia enquanto faz comida, assiste a um filme ou acessa as redes sociais. A palavra da vez, aqui, é “Foco”. Esqueça do WhatsApp, faça um lanche antes, vá no banheiro…
Depois que você terminar de fazer o que precisa ser feito, aí você descansa, posta stories falando como é cansativo fazer a burocracia e afins.
5. Guarde seus registros em locais seguros
Faça cópias de seus registros burocráticos, faça um back-up na nuvem ou drive de sua confiança, guarde uma cópia impressa…
O importante é nunca confiar que tudo deu certo na primeira vez. Porque se deu errado, pelo menos você já está com tudo pronto, para a segunda.
Arquivar é se resguardar.
