Malvista pela maioria das pessoas, os processos e procedimentos burocráticos são de fato cansativos, e até irritantes. Lidar com uma imensidão de legislações, regras, incisos e processos pode ser angustiante.
Ainda mais, alguns processos burocráticos são demandosos e custosos, e fazem coisas simples, como uma reforma no apartamento e a inscrição em um vestibular demorarem bem mais do que poderia se supor num primeiro momento.
Esse excesso de regras, leis e processos é a “cruz” de algumas pessoas, e escritores como Franz Kafka (1883-1924), Mario Benedetti (1920-2009) e Ciro dos Anjos (1906-1984) usaram as repartições e aflições da burocracia como objeto de suas literaturas.
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Entretanto, a burocracia não é de toda ruim. Ela tem sua utilidade e deve ser usada em alguns casos.
Um de seus principais teóricos foi o sociólogo Max Weber (1864-1920), fala em livros como Economia e Sociedade da burocracia como um sistema de poder: ou seja, você organizaria as relações sociais por meio de regras detalhadas e detalhista. Mas aqui estamos fazendo uma enorme generalização.
Assim, a burocracia é importante. Você sabe por quê? Sabe como fazer uma organização administrativa e burocrática de forma adequada?
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Entenda sobre essa parte das instituições no nosso artigo.
1. Definindo regras, coibindo fraudes
Uma das principais funções da burocracia, em algumas instituições e escritórios é no desencorajamento de fraudes, por meio de regras muito bem definidas.
Um processo altamente burocrático – como por exemplo, para assumir um cargo público com enorme exigência acadêmica – impede que pessoas sem qualificação e competência mínima ocupem a posição.
Contratos com muitas burocracias trazem sustentabilidade e estabilidade para instituições, assim, garantindo a lisura de ações a serem tomadas, e o alinhamento de ideias, entre os envolvidos.
2. Dinamizando processos
Além do que citamos, uma medida burocrática tem como objetivo a dinamização de processos, sejam eles quais forem. Pode parecer uma ironia, ou incoerência. Mas não é.
Se a posse de um cargo público, por exemplo, pode parecer demorada com tantas burocracias acerca dele, sem ela, ia ser muito mais.
A listagem de documentos exigidos em uma seleção, por exemplo, visa servir de “filtro”, contra pessoas que não possam participar dela.
Além disso, a burocracia serve para tornar esses procedimentos sociais mais rápidos. Os envolvidos já iniciam as fases com tudo definido, sabendo o que é necessário fazer e de que forma.
3. Alinhando ideias
Outro motivo que faz a burocracia importante é no que se refere à racionalização de um processo. Ou seja, esse processo se organiza de forma minimalista, detalhada, e pautada em motivos práticos.
Uma organização burocrática não abre (ou não deveria abrir) precedentes para jogos de poder e influência. As ideias e linguagens adotadas pelos membros de uma repartição seriam todas próximas. As relações se tornam impessoais e diretas.
Dessa maneira, os processos ficam mais simples de acontecerem, e decisões individuais não poderiam ser adotadas sem motivos claros.
Não por acaso, concursos públicos (altamente burocráticos) são vistos como um caminho de estabilidade financeira, para pessoas marginalizadas socialmente.
