A função administrativa mais importante em uma escola é na secretaria. Muitas pessoas pensam que os trabalhos executados lá são apenas de matricular alunos e assinar as ordens de pagamento de funcionários.
Porém, a secretaria faz muito mais do que isso. A equipe da secretaria, eventualmente, conhece mais do mundo administrativo escolar do que os próprios gestores e professores, além de ter acesso à parte financeira.
Dessa maneira, esses profissionais podem ficar encarregados de uma série de funções, inclusive, para orientar os demais funcionários, a respeito de procedimentos.
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E claro, tem a relação com alunos e famílias. O secretário, conhecendo a legislação da secretaria municipal de ensino e a legislação interna da escola, presta orientações aos estudantes e seus responsáveis.
E como é uma escola, a secretaria pode orientar a criação do Projeto Político Pedagógico da escola, junto com professores e diretores.
Então, o que faz um secretário escola? Milhares de coisas. Veja algumas delas aqui.
1. Matrículas e ocorrências
A secretaria de uma escola é responsável por compilar, analisar e cuidar dos registros dos alunos. Isso incluí matrículas, histórico escolar (inclusive de alunos formados há bastante tempo), a administração da ficha do aluno (anexando ocorrências, suspensões e afins), dentre outros.
Quando um aluno entra ou sai de uma escola, por conseguinte, cabe ao secretário “dar baixa” na ficha do estudante, enviar ou solicitar os registros para o novo colégio (em alguns casos), dentre outros.
2. Registros de funcionários
Além disso, cabe aos secretários fazer o registro de funcionários – inclusive o próprio. Isso incluí administrar o livro-ponto, marcar perícias médicas, apontar abonos e faltas injustificadas, e demais procedimentos.
O secretário também pode ser responsável por auxiliar demais funcionários em sua vida funcional, no que se refere à etapas para um aumento de salário, ou em relação à obrigações legais e atuariais, para e com a União.
3. Participação no Projeto Político Pedagógico da escola (PPP)
Por ter um conhecimento profundo acerca das políticas públicas para educação, o secretário e sua equipe podem propor ideias para o PPP da escola, tendo como base a cultura escolar da instituição, a legislação escolar geral e específica daquela escola, dentre outros.
Seu trabalho, nesse sentido, é apontar, para a equipe gestora e para os professores, quais planos educacionais são viáveis, como eles podem ser feitos, o que cabe a cada setor da instituição etc.
4. Orientação às famílias
As orientações às famílias incluem matrículas e rematrículas, solicitação de transporte escolar, eventualmente a solicitação de um processor de apoio, no caso de alunos com deficiência, além de um trabalho focado na legislação escolar.
Há, ainda, casos nos quais a secretaria troca informações com a assistência social e as unidades básicas de saúde da região, a fim de apontar casos de desassistência médica ou de bem-estar.
5. Trabalhos financeiros
Livros-caixa da escola ficam guardados na secretaria, na maior parte dos casos. Assim, o recebimento e uso de verbas, e o registro desses, fica por conta do secretário.
