Nos últimos anos, o aplicativo de celular WhatsApp se tornou uma verdadeira “mão-na-roda” para empresas, escolas e demais organizações de trabalho que precisavam de um sistema de comunicação instantâneo e integrado.
E isso, não só devido ao fato ser uma ferramenta de comunicação instantânea mais barata do que um SMS: o WhatsApp permite a criação de fóruns de mensagens.
Os famosos grupos.
Se “grupos da família” servem só para as pessoas trocarem mensagens de “bom dia”, no ambiente profissional, um grupo de WhatsApp é um aliado importante. Por meio dele, gestores conseguem organizar pautas diárias, informes e, mesmo, fazer uma reunião.
Entretanto, isso não impede que, algumas vezes, os grupos se banalizem, virando espaço de fake News, aleatoriedades e “central de notícias”.
Logo, como gerenciar um grupo de trabalho de WhatsApp? Como otimizar essa ferramenta?
1. Defina quem são os integrantes do grupo
Uma empresa até pode ter um grupo de WhatsApp com todos os funcionários. Com microempresas, isso funciona perfeitamente bem.
Mas porque, nesse caso, são poucos funcionários.
Como fazer, no caso de uma empresa com muitos empregados?
Um grupo de WhatsApp de trabalho, idealmente, é dividido por setores, diretorias e demais repartições internas, do contrário, as informações relativas a um setor se perdem, jo meio de mensagens exclusivas de outros.
2. Defina as regras de postagem – ou limite elas aos administradores
As postagens de um grupo de WhatsApp de trabalho devem estar muito claras. Do contrário, o melhor é simplesmente limitar as postagens aos administradores.
Se a postagem for livre, é necessário um acordo entre todos, de não ficar enviando mensagens sem razão, por mais bem intencionadas que essas sejam.
Afinal, é um grupo de trabalho, publicar coisas fora dessa proposta, atrapalha a comunicação correta. Logo, se o grupo se policiar nesse sentido, ter as mensagens abertas, até facilita a comunicação direta com os gestores.
Se esse não for o caso na empresa, limite.
3. Respeite os horários de trabalho
O grande mal do WhatsApp que ele permite mensagens a qualquer horário – e permite que a outra pessoa saiba se você visualizou ou não essa mensagem.
E isso é um grande mal, porque pode levar a má-gestão do capital humano.
Chefias que enviam mensagem às 2 horas da manhã de domingo, e depois reclama que nenhum funcionário viu o informe. Gestões que acusam os funcionários de visualizarem a mensagem, e não responderem em seguida…
Só porque é instantâneo, não significa que a resposta também deve ser. Pessoas têm sua vida fora do trabalho. Respeite elas. Respeite o tempo delas, longe da empresa.
Se for uma emergência, comece se desculpando pelo horário, e se for uma grande emergência Telefone!
4. Não envie arquivos (apenas) por WhatsApp
O WhatsApp, em termos de empresas, é principalmente uma sala de reuniões online. Então, não confie nele, para enviar arquivos. Prefira o e-mail.
No WhatsApp, os arquivos se perdem, no meio de tantas mensagens. Ou, nem mesmo são baixados, por falta de espaço nos celulares.
