Um dos documentos de maior importância para quem trabalha é o recibo. Diferente de uma nota fiscal, o recibo tem o sentido de ser um documento voltado à prestação e controle de entrada e saída de caixa, em um negócio, seja ele micro/MEI ou Pessoa Jurídica.
Mesmo assim, é um documento importante, pois ele ajuda no controle fiscal, tanto do pagante, quanto do pagador. Além disso, ele pode ser usado na Declaração Anual de Imposto de Renda, e em alguns casos, como de recibos médicos, serve até mesmo para a dedução de alíquotas.
Além disso, no caso de empregados autônomos, o recibo serve para garantir que a parte responsável pelo pagamento cumpriu seus deveres. A existência de recibos, e a organização deles, evita (ou antes minimiza ou agiliza) em muito, ações trabalhistas.
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Logo, você já deve ter percebido que o recibo é extremamente importante para um negócio, não é verdade? Mas, como fazer um que seja de qualidade? Veja no nosso artigo.
1. Recibo não é nota fiscal
Como dissemos, o recibo não é nota fiscal. A nota fiscal traz informações como identificação das partes envolvidas na transação, valores totais envolvidos e datas. Mas traz também o registro de transferência de posse, em caso de produtos, e registro de prestação de serviço, nesses casos específicos.
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Uma nota fiscal é mais detalhada, enquanto um recibo é mais focado na transação financeira, apenas.
2. Identificação do documento
O recibo precisa ser identificado como recibo. Você pode optar por aqueles recibos pré-fabricados, encontrados em qualquer papelaria.
Porém, se você preferir produzir seus próprios recibos, comece pelo título: “Recibo”. Um papel apresentando prestação de contas pode ser passível de questionamento, sem essas informações.
Além disso , é preciso ter a identificação do local onde aconteceu a transação (Senão o endereço, ao menos a cidade e estado) e a data.
Isso porque o recebido, especificamente, se refere a recebimento de dinheiro e não ordem de serviço (ou seja, o papel dizendo qual trabalho foi feito e como).
3. Identificação das partes envolvidas na transação
Identificar as partes envolvidas significa identificar quem pagou e quem recebeu. Isso incluí nome, número de CPF ou CNPJ, e eventualmente, as informações de contato.
A identificação adequada é imprescindível, para evitar fraudes fiscais.
4. Discriminação de valores e serviços realizados
Um recibo precisa ter identificação dos valores recebidos, e as informações acerca desse valor. Sem informações financeiras, um recibo não é um recibo, mas uma simples ordem de serviço.
Juridicamente, é passível de contestação.
Esse recibo deve trazer o valor recebido naquela transação, e o serviço feito precisa estar descrito. Não precisa dar detalhes, mas é preciso dizer o que foi comercializado.
Se o pagamento em questão for uma parcela, é preciso que essa parcela seja identificada em relação ao total (“4ª parcela de um total de 12, referente a serviços de manutenção”), e se ela se refere a um tempo específico, isso também precisa constar (“Parcela referente aos serviços de faxina realizados no mês de novembro”).
