Organizar um evento parece algo muito simples, e sem mistérios: encontrar um lugar, orçar com empresas de alimentos, orçar, eventualmente, alguém para entreter a todos, orçar segurança, contratar publicidade e pronto. Certo?
Errado.
Fazer eventos, principalmente eventos abertos ao público é bem mais complexo do que parece, em um primeiro momento. Isso porque, envolve muito mais do que orçamentos. Orçara em lugares e com serviços que atendam suas expectativas (e teto de gastos) é, sim, muito importante.
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Porém, outras coisas devem ser acrescidas, na hora de você pensar no evento. O público e suas especificidades. Questões próprias da publicidade do lugar. O tipo de entretenimento (se é que vai haver entretenimento). Serviços e comércios complementares. Certificações de participação. Segurança e recepção dos convidados.
Muitas coisas, enfim.
Se perdeu aí na lista de cima? Não se desespere. Temos aqui 4 dicas importantes para você organizar seu evento, com calma, e sem imprevistos.
1. Saiba, exatamente, o que você está organizando
Ao organizar um evento, muitas coisas podem ser entendidas e pensadas. Por isso, saber exatamente o que se pretende, quem vai ser convidado.
Eventos de caráter acadêmico têm um formato, eventos religiosos têm outro; os culturais, por sua vez, são tão variados, que nem mesmo podemos dizer que tenham formato. mas isso é o de menos. Isso pode ser aprendido e organizado.
O mais importante é saber o que se pretende, nos mínimos detalhes, com o evento, e então planejar ele – nos mínimos detalhes.
2. Conheça o público do evento
Saber sobre o evento incluí saber, também sobre o público que vai frequentar. Mas o público é uma categoria à parte, porque são eles que vão garantir o sucesso – ou fracasso – de um evento.
Por exemplo, se você estiver organizando um evento voltado ao público judeu, há uma série de normas alimentares que devem ser seguidas. Se o evento previr a presença massiva de crianças, você precisa prever uma série de medidas de segurança e cuidados com a programação.
Algumas vezes, vale ressaltar, organizadores de eventos já recebem a ementa (com o público-alvo elencado) pronta.
3. Cuide da segurança
Outra questão essencial para eventos é a da segurança. Quando o evento envolve um local já estruturado, você pode, praticamente, pular esse tópico.
Porém, quando o evento é organizado “do zero”, a segurança pode vir a ser um problema, deve-se evitar furtos, violência, esquema de segurança e prevenção de acidentes (junto ao corpo de bombeiros).
Outro ponto, é no que se refere à contratação de equipe médica, que precisa ser formada por socorristas.
4. Atenção à infraestrutura
Questões de infraestrutura, muitas vezes, passam desapercebidas, na organização de um evento. Muitas vezes, parece “natural” que o evento vá ter banheiros, água potável, uma iluminação e sonoplastia de qualidade, entre outros.
Mas essa é a realidade, apenas em eventos nos quais se alugam salas. No caso de eventos externos ou onde só se alugam salas, pensar na infraestrutura é essencial para o evento.
