Uma das maiores dificuldades de quem trabalha em empresas é a redação de textos oficiais. Seja porque eles têm vocabulário próprio, seja porque têm uma estrutura específica, textos oficiais não são simples.
Um desses gêneros de redação oficial são os e-mails. Um e-mail de trabalho não pode ser igual a um e-mail pessoal, por mais que o destinatário seja próximo de você, pois ali, o que imperam são as relações hierárquicas de trabalho.
Assim, fazer um e-mail corporativo é uma habilidade que precisa ser estudada, para ser desenvolvida, a fim de se evitar mal-entendidos, e garantir que projetos e informações sejam processados de forma correta.
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Como é que se fa um e-mail dessa natureza? Veja nosso artigo.
1. Assunto
O assunto de um e-mail de trabalho precisa ser claro e objetivo, e se ele for para algum setor específico, isso precisa ser descriminado ali.
Por exemplo, se você está enviando uma planilha de gastos mensal, para o Financeiro, no assunto, escreva apenas isso:
“Planilha de Gastos – junho”
Se o caso for urgente, coloque no assunto, de forma a não desviar a atenção do destinatário:
“URGENTE: Planilha de gastos – junho”
2. Pronomes de tratamento
Não use pronomes como Senhor ou Senhora, se você não souber quem é o destinatário. Prefira usar palavras mais genéricas, ou apenas se dirija ao departamento responsável como um todo:
- Prezados membros da diretoria jurídica;
- Aos responsáveis pelo setor;
3. Seja educado, mas não se estenda
Um e-mail de trabalho não precisa ser um telegrama, mas isso não significa que você não precisa acrescentar uma palavra de polidez, antes de entrar no assunto.
Essas palavras suavizam o teor do e-mail, diminuindo eventuais tons de prepotência que um requerimento ou mensagem de instancia superior possa ter. Pessoas que se sentem acuadas trabalham mal, e de forma mais relapsa.
4. Não mande e-mails sem propósito de trabalho
Não mande mensagens pelo e-mail de trabalho, se elas não tiverem o intuito de tratar de algo do trabalho. Esses e-mails, normalmente, não são acessados fora do contexto do trabalho, logo, suas mensagens são lidas, resolvidas e ignoradas.
Assim, se a questão a tratar for de caráter pessoal, caso você tenha intimidade para isso, use o e-mail pessoal de seu destinatário. Se você não tem, mande apenas uma mensagem por celular.
5. Seja direto
Nos e-mails de trabalho, não desenvolva assuntos aleatórios. Por mais que seja uma mensagem para alguém com quem você tenha intimidade, fale apenas o necessário. Quem os recebe quer apenas resolver o que eles pedem, e ir tratar de outras questões.
Além disso, a mensagem pode vir a ser encaminhada, ou impressa. Então, o assunto será lido por terceiros.
Logo, nada de perguntar da vida pessoal. Fale o que você quer e ponto.
6. Se despeça de forma polida, mas sem exageros
A despedida de um e-mail de trabalho não precisa ter “abraços”, “melhores intensões” ou qualquer tom mais intimista.
Basta colocar “grato” seguido de “atenciosamente” (ou att) e seu nome.
